L’esplosione della pandemia che stiamo vivendo da alcuni mesi ha rappresentato, fin dalle sue prime fasi, il volano per l’adozione da parte di tantissime aziende della modalità di lavoro in “smart working” e per l’adozione di sistemi di video conferenza: da strumento cui siamo dovuti ricorrere per superare la prima fase di emergenza, l’utilizzo di video chat, telelavoro, webinar e video meeting si stanno trasformando in strumenti che ci accompagneranno stabilmente una volta terminata la necessità di limitare gli spostamenti.
Avevamo già approfondito nei mesi scorsi alcuni strumenti per lo smart working, analizzando alcune delle moltissime soluzioni presenti online.
Lo stesso Governo Italiano, a più riprese, ha evidenziato la necessità di favorire l’utilizzo sempre più massiccio di lavoro da remoto (anche chiamato telelavoro) attraverso una normativa più puntuale e chiara, che tenga conto delle esigenze delle aziende e dei lavoratori: le indicazioni previste all’interno del DPCM del 18 maggio 2020 confermano questa linea facendo si che lo smart working, da elemento fondamentale nella fase della piena emergenza, debba essere considerato come centrale anche nella Fase 2 appena iniziata.
Tale sistema, per essere davvero performante e garantire risultati ottimali in termini di produttività, deve essere necessariamente accompagnato dall’adozione di adeguati sistemi di videoconferenza, che rappresentano i principali mezzi a disposizione di un’impresa per accrescere l’integrazione tra diverse forme di comunicazione aziendale.
I software di video chat o video conference offerte dal mercato per il mondo business sono molteplici, molti dei quali anche gratuiti, e consentono riunioni tra più partecipanti “a distanza”, con una serie di vantaggi che vanno da quelli logistici, legati allo spostamento delle persone, ad altri collegati a una maggiore efficienza lavorativa.
Con l’aumento della digitalizzazione, i sistemi di videoconferenza si sono diffusi con una certa rapidità tra le aziende, specie fra quelle che avevano già deciso di affidarsi in tutto, o in parte, a modelli di smart working.
Ma il fenomeno, soprattutto a causa degli ultimi accadimenti, ha preso piede anche tra enti, professionisti, scuole ed università. Il mercato offre ora un’ampia scelta di prodotti in grado di supportare conferenze a distanza, webinar o classi virtuali.
Questa settimana abbiamo deciso di presentare un focus sui sistemi di videoconferenza di maggior diffusione in ambito business, evidenziandone le principali caratteristiche e funzionalità.
Microsoft Teams
Microsoft Teams è l’hub della suite Office365 e si conferma la piattaforma di collaborazione più utilizzata al mondo, con oltre 20 milioni di visite giornaliere. Teams racchiude, oltre alla videoconferenza, anche messaggistica, meeting, chiamate, collaborazione sui documenti e gestione del proprio lavoro in una singola app.
Teams, che entro un anno sostituirà del tutto Skype for Business nell’universo della unified collaboration pensata e voluta da Microsoft, è una piattaforma integrata che migliora e semplifica la condivisione e la collaborazione lavorativa: è raggiungibile da ogni dispositivo ed è stato immaginato per favorire la connessione in mobilità e, quindi, consentire e facilitare il lavoro fuori sede. Gli amministratori possono anche organizzare webinar e riunioni di grandi dimensioni fino ad massimo di 10.000 partecipanti.
La piena integrazione con Microsoft 365 comporta che le videochiamate possono essere facilmente programmate e gli inviti condivisi all’interno della propria organizzazione, mentre gli ospiti esterni possono accedere dal proprio browser Web senza scaricare l’applicazione.
Il sistema di videoconferenza è stato via via potenziato ed integrato attraverso meeting room dotate di tecnologia web per renderle maggiormente efficienti e per rispondere alle diverse esigenze dei team di lavoro. Inoltre, per superare le differenze linguistiche, è prevista la possibilità di inserire dei sottotitoli, un modo per coinvolgere tutti i partecipanti alla discussione.
Microsoft, con Teams, ha creato una tecnologia che permette ai dispositivi Microsoft Teams Rooms di connettersi ai servizi meeting di altri fornitori tramite tecnologie basate su browser e, collaborando con Cisco e Zoom, ha consentito la partecipazione diretta degli ospiti su questi sistemi, utilizzando i propri dispositivi di videoconferenza.
Microsoft Teams offre anche l’intera gamma di funzionalità che ci si aspetta da un leader nella produzione di software di videoconferenza, tra cui condivisione dello schermo e registrazione delle chiamate, sottotitoli live, tecnologia di sfocatura dello sfondo e chat.
Cosa pensiamo di Microsoft Team
Nel complesso, Microsoft Teams è ideale per le aziende che già utilizzano Microsoft 365 o che stanno cercando di reinventare gli spazi di lavoro di comunicazione digitale e di collaborazione della propria organizzazione.
Vantaggi di Microsoft Team
- Completa integrazione con Microsoft 365
- Sicurezza avanzata e protezione dei dati
Svantaggi di Microsoft Team
- Forte vincolo con il mondo Windows
- Costoso
Cisco WebEx Meeting Center
Con un brand come Cisco, le aspettative per le riunioni WebEx sono comprensibilmente elevate e, in effetti, non delude.
WebEx Meeting Center di Cisco è un software che, sfruttando il browser, permette di organizzare facilmente video meeting. Con questo sistema di videoconferenza è possibile condividere documenti e applicazioni quali presentazioni, animazioni, audio e video; inoltre, è consentito condividerli e commentarli in team nell’ambito di videoconferenze e/o audioconferenze.
In Webex Meetings sono disponibili diversi piani anche se nella maggior parte dei casi la versione gratuita dovrebbe andare bene.
Il pacchetto gratuito include 1 GB di spazio di archiviazione cloud, riunioni illimitate di durata illimitata e la possibilità di effettuare registrazioni MP4.
La sicurezza è supportata dalla crittografia TLS 1.2 e AES 256-bit e supportata dal know-how di rete di Cisco, che garantisce prestazioni eccezionali.
É possibile organizzare videoconferenze con un massimo di 100 partecipanti e di sfruttare opzioni come la condivisione dello schermo e le chat room private.
Quando si registra un account, viene assegnato un URL personale che può essere utilizzato per gestire tutte le riunioni, pianificare videoconferenze e accedere alla registrazione effettuata.
Quando si tratta di organizzare una riunione video, è possibile scegliere se utilizzare l’app Webex Meetings o semplicemente accedere al sito Web, anche se le app desktop offrono un’esperienza più fluida.
Ci si può collegare tramite wi-fi, ma anche mediante la connessione dati. Un interessante vantaggio nel suo utilizzo è dato dal fatto che non tutti gli utenti devono essere abbonati a WebEx, ma è possibile con un solo abbonamento tramite Edge coinvolgere nel meeting altri utenti in possesso di tablet connessi al web.
Cosa pensiamo di Cisco Webex Meetings
Cisco Webex Meetings è una potente piattaforma di videoconferenza per le organizzazioni che necessitano di un prodotto di alta qualità.
Vantaggi di Cisco Webex Meetings
- Include 1 GB di cloud storage
- Eccellente sicurezza dei dati
- Possibilità di partecipazione fino a 100 utenti
- Condivisione dello schermo
Svantaggi di Cisco Webex Meetings
- Crittografia end-to-end non inclusa per impostazione predefinita
- Costoso
Google Meet
Google Meet, precedentemente Google Hangouts Meet, fa parte della piattaforma di produttività G Suite e mira a fornire un sistema di videoconferenza di alto livello.
Sviluppato appositamente per le esigenze aziendali, può soddisfare contemporaneamente un gran numero di utenti e utilizza un’interfaccia veloce per ridurre la necessità di attesa degli utenti.
In quanto versione migliorata di Hangout di Google standard, Google Meet mira a semplificare il lavoro con utenti esterni. Lo fa innanzitutto fornendo un’esperienza di app Web, il che significa che non è necessario scaricare alcun software. Inoltre, fornisce anche un numero dial-in dedicato: ciò comporta non solo che i dipendenti in viaggio possono unirsi, ma ciò assicura anche che la qualità della linea venga mantenuta e che non vi siano abbandoni.
Oltre ad avere app dedicate disponibili per gli utenti mobili nell’AppStore di Apple e nel Google Play Store per Android, Google Meet può anche funzionare con l’hardware per conferenze già in uso. Tutto ciò che serve è che segua gli standard SIP e H.323 per gli utenti di Skype for Business.
Un altro vantaggio chiave è che, essendo all’interno della piattaforma G Suite, è facile utilizzare i dati di altre applicazioni, quindi non solo Google Calendar, per pianificare le riunioni, ma anche impostare le informazioni sugli eventi quando richiesto dagli utenti.
L’altro grande vantaggio è che Meet non comporta grandi costi mensili che altri provider al contrario presentano.
Cosa pensiamo di Google Meet
In definitiva, Google Meet è una piattaforma di video conferenza di livello professionale che non richiede grandi costi iniziali per l’hardware, rendendolo particolarmente accessibile per aziende di qualsiasi dimensione.
Vantaggi di Google Meet
- Integrazione con Google Suite
- Accessibilità e semplicità di utilizzo
- Prezzo competitivo
Svantaggi di Google Meet
- Limite videochat a 10 partecipanti
- Funzionalità limitate rispetto altri concorrenti (se non passando per altri strumenti della suite google)
GoToMeeting
GoToMeeting è il servizio stand-alone di videoconferenze fornito da LogMeIn: fornisce conferenze audio e video.
Una delle caratteristiche che distingue GoToMeeting è la sua facilità di comunicazione lato mobile: è infatti possibile impostare e avviare una conferenza dal proprio smartphone. Ci sono anche impostazioni per massimizzare la qualità delle chiamate e delle immagini, nonché inviti one-touch per partecipare alle riunioni e alle chat.
Le app mobili sono fornite separatamente per Android e iOS ed entrambe hanno elevati volumi di recensioni positive.
In termini di prezzi, quasi tutte le funzionalità standard sono disponibili con il livello di pagamento base, che costa $ 14 al mese o $ 12 al mese per utente con un pagamento annuale. Anche il limite di 150 partecipanti è generoso e rispondente ai bisogni della maggior parte delle imprese.
Un livello del piano aziendale è disponibile per $ 19 al mese (o $ 16 se pagato annualmente) che aumenta il numero di partecipanti a 250 e include alcune funzionalità di amministrazione oltre a strumenti di grafica e condivisione del mouse.
È disponibile un piano Enterprise per ospitare fino a 3.000 partecipanti.
Cosa pensiamo di GoToMeeting
Se stai cercando una soluzione per videoconferenze con molte funzionalità orientate all’utilizzo da mobile, GoToMeeting merita sicuramente di essere considerato poiché risulta ideale per la maggior parte delle situazioni aziendali.
Vantaggi di GoToMeeting
- Mobile Friendly
- App funzionali
- Supporto telefonico e chat 24/7
Svantaggi di GoToMeeting
- Utilizzo intenso delle risorse di sistema
- Costoso rispetto alla concorrenza
- Limitate possibilità di customizzazione
Zoom Meetings
Zoom Meetings offre una soluzione di videoconferenza e messaggistica per dispositivi desktop e mobili, che mira a essere molto facile da configurare ed usare e offre una vasta gamma di funzionalità scalabili.
Zoom si presenta come un’applicazione molto versatile e potente perché è in grado di gestire, oltre al tradizionale sistema di videoconferenza, una piattaforma webinar per un numero consistente di utenti.
Con la funzione Enterprise si possono, infatti, coinvolgere fino a mille partecipanti in modalità “view-only” per i webinar, ma c’è anche la possibilità di coinvolgere fino a cento partecipanti per i meeting online, rispetto ad un’offerta media del settore che si aggira intorno alle 25 persone.
La doppia possibilità offerta da Zoom rende l’applicazione, fra i sistemi di videoconferenza sul mercato, decisamente interessante non soltanto per le condivisioni fra i team, ma anche per la visione di eventi che non richiedono la stessa interattività di una riunione, nella quale si scambiano ad es. le informazioni, ma che necessitano di un elevato numero di partecipanti.
Zoom dispone di un’interfaccia unica e semplice che si integra con altri pacchetti applicativi professionali disponibili sul mercato. Come gli altri sistemi di videoconferenza, permette la condivisione dello schermo, la registrazione online dell’evento (localmente o nel cloud), le trascrizioni con testo ricercabile su cui lavorare e la chat fra i partecipanti che consente la condivisione di file, una cronologia di ricerca e un archivio di dieci anni. Le riunioni possono anche essere convertite in chiamate one-to-one.
La sicurezza è integrata, utilizzando la crittografia TLS a 256 bit sia per riunioni che per file condivisi, e la pianificazione automatizzata può essere effettuata da Gmail, Outlook e iCal.
Zoom si può acquistare con un sistema di pagamento strutturato in pacchetti, con costi fra loro differenziati e graduali a seconda delle necessità e in base al numero degli utenti richiesti.
Cosa pensiamo di Zoom Meetings
Zoom offre soluzioni video di buona qualità e con molte funzioni orientate al business come la gestione utenti, la registrazione sul cloud e il supporto online 24/7. Mentre prosegue l’attività di ottimizzazione degli aspetti legati alla sicurezza, Zoom si presenta al momento come un’ottima soluzione per le videoconferenze.
Vantaggi di Zoom Meetings
- Pacchetto base gratuito
- Semplicità di configurazione ed utilizzo
- Interfaccia friendly
Svantaggi di Zoom Meetings
- Possibili miglioramenti in termini di sicurezza
- Numero di visualizzazioni contemporanee limitate per la versione mobile
Altri strumenti Video per le aziende
Oltre a quelli analizzati sono presenti sul mercato altri sistemi di videoconferenza, che stanno via via acquisendo quote significative di aziende e utenti: tra questi citiamo Join.me, Ring Central, BlueJeans, Livestorm e Lifesize.
Come orientarsi nella scelta più corretta e adatta alle esigenze della propria realtà aziendale?
Aspetti importanti e non secondari per la scelta più opportuna e performante riguardano:
- la possibilità del sistema di videoconferenza di integrarsi con i processi aziendali e di interfacciarsi agevolmente con i gestionali aziendali interni (es. CRM);
- la capacità di condividere file, siti web, documenti, contenuti audio/video (es. Youtube e Vimeo) e multimediali durante le video call, per creare riunioni efficaci, sessioni di consulenza e servizi di assistenza tecnica;
- la garanzia della massima sicurezza e qualità alle video app aziendali;
- la registrazione delle videoconferenze e delle chat di supporto.
Se tutto ciò ancora non ti soddisfa e sei alla ricerca di uno strumento ancora più ricco di funzionalità sei arrivato nel posto giusto.
Wevid Neting
Neting, forte dell’esperienza maturata negli ultimi anni nello sviluppo di piattaforme per la Formazione a Distanza compatibili con lo standard internazionale SCORM, ha realizzato WeVid, la nuovissima applicazione per le Video Conference aziendali progettata per Applicazioni Enterprise.
Al contrario delle altre soluzioni, più che una piattaforma ready-to-use la soluzione WeVid è un set di applicazioni integrate che consente di portare le funzionalità video nei processi aziendali.
In particolare, l’ambiente si presta, anche tramite l’uso di API restful, a parlare con gli altri applicativi aziendali, per integrarsi nei processi aziendali già esistenti.
In questo caso, l’integrazione di dati da CRM ed ERP aziendali diventa possibile, come anche la possibilità di integrare funzionalità video in applicativi aziendali esistenti.
Qualche esempio di funzionalità di WeVid interessanti per le aziende:
- possibilità, oltre alla classica condivisione dello schermo, di riprodurre presentazioni e video;
- supportare sessioni di voto, domande e risposte e sondaggi dal vivo, in modo da poter far partecipare il pubblico e raccogliere dati preziosi sui partecipanti;
- integrarsi con le analisi e gli strumenti di marketing dell’azienda (ad es. puoi incorporare un pixel di Facebook nella pagina di destinazione del tuo webinar o collegare quella pagina a Google Analytics);
- possibilità di essere completamente personalizzabile, permettendoti di mostrare il tuo marchio aziendale;
- possibilità di collegare Dropbox per archiviare automaticamente le registrazioni dei webinar nel cloud o per integrarsi con una piattaforma di email marketing o software CRM.
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