Strumenti per lo Smart Working, lavorare da remoto in una Web Agency

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Ci siamo, anche se non ci siamo! Si perchè, con le difficoltà attuali che stiamo vivendo in Italia, anche la nostra agenzia web da qualche tempo ha adottato la modalità di lavorare da remoto.

Quindi, anche se non siamo presenti fisicamente in Azienda, tutto il nostro Team è operativo in modalità agile, lavorando da remoto.

Questo tipo di cambiamento ci ha messo non solo davanti all’esigenza di riorganizzare il nostro lavoro e affrontare questo cambiamento, ma anche all’opportunità per ripensare e ridisegnare le relazioni, i processi e le modalità di lavoro quotidiane

Devo dire che, dopo alcune imbarazzanti (dal punto di vista del risultato) tentativi effettuati in passato di organizzare il lavoro di consulenti e professionisti da remoto, ero inizialmente personalmente molto scettico su questa modalità di lavoro.

Lavoratore Smart Working che lavora al pc

Ma già dopo due settimane di smart working ho dovuto ricredermi! 

Questa modalità di lavoro si sta dimostrando un’ottima opportunità per organizzare meglio il nostro lavoro, mantenendo una buona produttività pur riuscendo a ridurre gli orari di lavoro. 

Cosa significa Smart Working

Innanzi tutto chiariamo che oggi si usa il termine smart working come sinonimo di lavoro da remoto, ma in realtà i concetti sono diversi. Lavorare in smart working vuol dire non solo lavorare da remoto, ma costruire processi e strumenti intelligenti per la gestione ed il monitoraggio dei processi di lavoro. Si può lavorare da casa anche senza essere smart!

Aziende, politica e media italiani usano impropriamente l’anglicismo smart working come sinonimo di quello che la legislazione italiana identifica come lavoro agile nella legge 22 maggio 2017 n. 81, “Misure per la tutela del lavoro autonomo non imprenditoriale e misure volte a favorire l’articolazione flessibile nei tempi e nei luoghi del lavoro subordinato”:

In realtà nel mondo anglosassone smart working ha un altro significato: indica una modalità di lavoro flessibile con processi migliorati e ricorso a tecnologie e strumenti che rendono il lavoro più funzionale perché agiscono in modo “intelligente” (smart). 

https://www.lavoro.gov.it/strumenti-e-servizi/smart-working/Pagine/default.aspx

Gli strumenti per lo Smart Working

Come abbiamo visto, per essere veramente SMART dobbiamo lavorare e concentrarci sugli strumenti e sui processi. Per questo voglio cogliere l’occasione per condividere con voi un work in progress, ossia gli strumenti per lo smart working che stiamo utilizzando e sui quali stiamo rimodellando la nostra organizzazione del lavoro.

E’ da segnalare che in questa fase molte piattaforme hanno cominciato ad aggregare e fornire informazioni sugli strumenti per il lavoro da casa. Ad esempio, una piattaforma recentemente creata per segnalare gli strumenti da utilizzare per il lavoro da remoto è https://techagainstcoronavirus.com/work

Da parte nostra dobbiamo dire che la nostra agenzia web aveva già adottato una serie di strumenti di questo tipo ma mentre prima erano di supporto alle attività aziendali ora si stanno rivelando fondamentali per la riorganizzazione del processo di lavoro, per condividere risorse ed informazioni, mantenere coeso il team ed avere una visione dei processi e dello stato di avanzamento dei vari progetti.

Gli strumenti che utilizziamo nella nostra Web Agency

Nella nostra web agency di Bologna, come abbiamo detto precedentemente, adottiamo molti strumenti cloud per la gestione dei processi aziendali.

Esempio di strumenti per smart working

Gli strumenti che adottiamo sono mirati ai principali processi aziendali:

  • Produzione
  • Service e Customer Care
  • Gestione delle informazioni e degli asset
  • Gestione amministrativa

Gli strumenti che abbiamo adottato sono quindi diversi e funzionali alle varie aree.

Strumenti Smart Working per la produzione

Consideriamo che noi produciamo attività funzionali allo:

  • Sviluppo di siti ed applicazioni web
  • Sviluppo di applicazioni mobile
  • Servizi e consulenze nell’area del web marketing
  • Assistenza e manutenzione di applicazione

Gli strumenti principali che abbiamo adottato per la gestione gestione della produzione sono:

Strumenti Smart Working per l’Assistenza Clienti e la Customer Care

Nell’ambito del nostro lavoro abbiamo diverse necessità della gestione e formalizzazione dei rapporti con il cliente, in particolare per:

  • Assistenza ai clienti su applicazioni web e mobile
  • Raccolta di richieste commerciali (preventivi, domande, etc.)
  • Approfondimenti ed incontri commerciali (interviste, revisione dei lavori, etc.)
  • Richieste per upgrade ed assistenza / evolutive

Gli strumenti principali che abbiamo adottato per la gestione gestione in smart working dell’assistenza clienti e customer care sono:

Strumenti Smart Working per la gestione del lavoro da remoto

Gestire i processi di lavoro da remoto richiede strumenti per la pianificazione dei progetti e delle attività ad essi associate, monitoraggio dei tempi e dei risultati, condivisione degli asset e dei documenti, creazione di momenti di condivisione (riunioni, meeting, etc). 

Ovviamente questa è la parte del processo più delicata da implementare in quanto tocca la produttività e la qualità del lavoro svolto.

Gli strumenti da mettere in piedi per un lavoro agile da remoto devono consentire di:

  • Monitorare lo stato dei Progetti, avanzamento, monitoraggio dei task, etc.
  • Documentazione, asset, codici, etc
  • Condivisione delle informazioni, incontri tra il team e con i clienti

Gli strumenti principali che abbiamo adottato per la gestione gestione in smart working del ciclo di produzione nella nostra agenzia sono:

Strumenti Smart Working per la gestione delle fasi commerciali

Gestire i rapporti commerciali da remoto in modo efficace è fondamentale. Il rapporto con il cliente è un aspetto importante per fare sentire all’azienda la presenza di una struttura organizzata e reattiva. 

Ovviamente questo passaggio non può prescindere dall’adozione di un CRM.

Gli strumenti che abbiamo attivato per la gestione dei clienti e delle richieste sono:

Vediamo di seguito una breve sintesi di questi strumenti, anche se per un approfondimento vi rimandiamo ai siti dei singoli servizi. 

Jira Software e Service Desk

Jira Software è uno strumento nato dal mondo degli sviluppatori e per gli sviluppatori, anche se oggi può essere ben utilizzato anche in altri contesti. Jira è parte di una famiglia di prodotti studiati per aiutare qualsiasi tipo di team a gestire il lavoro. 

All’inizio Jira era uno strumento per il monitoraggio di bug e ticket, ma oggi si è evoluto in un potente strumento di gestione del lavoro per tutti i casi di utilizzo, dalla gestione dei requisiti e dei test case allo sviluppo software Agile. In questa guida scoprirai quali caratteristiche e funzionalità di Jira possono soddisfare le esigenze specifiche del tuo team. 

Jira Software per smart working

Jira è perfetto per un lavoro in modalità Agile, fornisce board Scrum e Kanban preconfigurate ai team che implementano le metodologie Agile. Le board sono hub per la gestione di task, in cui questi ultimi vengono mappati in flussi di lavoro personalizzabili. Inoltre, assicurano trasparenza sulle attività del team e visibilità sullo stato di ogni elemento di lavoro. Le funzioni di monitoraggio del tempo e i report sulle prestazioni in tempo reale consentono ai team di monitorare attentamente le prestazioni nel corso del tempo. 

Jira può essere utilizzato per:

  • Gestione dei requisiti di progetto e dei test case
  • Gestione dei team Agile
  • Gestione dei progetti
  • Sviluppo software
  • Gestione dei task

https://www.atlassian.com/it/software/jira

G Suite by Google

Chi non conosce questi strumenti? ormai da molti anni abbiamo adottato in azienda le soluzioni Google per le aziende e questo ci ha permesso di affrontare questo momento molto più facilmente.

Tutti i nostri documenti sono già in cloud, usiamo regolarmente i Google Docs e Sheets per condividere documenti, fogli di calcolo, informazioni sui progetti e molto altro.

G Suite by Google per smart working in web agency

La suite di Google offre molti strumenti, ma quelli che utilizziamo principalmente in questa fase sono:

  • Google Drive: condivisione di documenti
  • Meet / Hangouts: video conference
  • Documenti e Fogli: creazione e collaborazione sui documenti
  • Calendari: condivisione di agende e disponibilità

https://gsuite.google.it/intl/it/features/

Trello

Trello è cresciuto rapidamente da quando è partito dalla società di software Fog Creek qualche anno fa e conta oggi decine di milioni di utilizzatori. Recentemente è stato acquistato dalla stessa Atlassian, la società di Jira.

Il prodotto può apparire disarmante per la sua semplicità, ma è qui che risiede la sua forza. Trello può essere utilizzato per gestire la lista della spesa, un progetto Agile, lo stato delle richieste clienti, l’avanzamento di un progetto di service e molto altro.

“La sua popolarità è che si tratta di uno strumento molto facile da usare e altamente visivo che consente alle persone di organizzarsi e lavorare in modo efficace”, ha affermato Margo Visitacion, vicepresidente e analista principale di Forrester, “e senza molto sforzo può portare altre persone nella loro cerchia a lavorare su vari tipi di progetti “.

Ecco un esempio di board Agile in Trello

Esempio  di Board Agile in Trello

Slack

Slack è essenzialmente una chat, ma pensata e disegnata per un uso aziendale.

Fondamentalmente è progettata per sostituire la posta elettronica come metodo principale di comunicazione e condivisione.

Dentro Slack è possibile organizzare le comunicazioni tramite canali per discussioni di gruppo e consentono ai messaggi privati ​​di condividere informazioni, file e altro in un unico posto.

Esempio Slack chat

Inoltre, Slack si integra con una serie di altre app in modo da poter gestire l’intero flusso di lavoro attraverso un’unica piattaforma.

In Slack abbiamo creato dei canali per ogni progetto, dove partecipano i vari collaboratori, e canali generici sulle varie tematiche aziendali, ad esempio amministrazione, customer care, etc.

https://slack.com/marketing/img/homepage/video/brand-campaign_inline-video.mp4

Ecco alcune delle caratteristiche principali di Slack:

Team, canali e aree di lavoro

Slack consente ad aziende, comunità e altre organizzazioni di creare uno spazio di lavoro dedicato e privato completo di un URL personalizzato.

Messaggistica aziendale e privata

I messaggi sono raggruppati in canali e messaggi diretti per organizzare conversazioni e sostituire comunicazioni che potrebbero altrimenti essere sparse in e-mail, messaggi di testo o riunioni di persona.

Le integrazioni

L’integrazione con servizi di terze parti è una delle funzionalità più potenti di Slack. E’ infatti possibile fare parlare ed integrare informazioni e servizi di altre aziende ed avere tutto integrato, ad esempio è possibile connettere:

  • Google Drive e documenti
  • Video Call e Chiamate
  • Github

https://slack.com/intl/en-it/

Clockify

Clockify è un software per il monitoraggio del tempo dedicato ai task ed ai progetti. È uno strumento di tracciamento del tempo completamente gratuito per agenzie e liberi professionisti. Clockify ci aiuta a tenere traccia degli orari dei dipendenti, delle ore fatturabili, del completamento del progetto e delle pianificazioni.

Esempio monitoraggio task su Clockify

https://clockify.me/feature-list

Calendly

Utilizziamo Calendly per organizzare call, incontri con i clienti, meeting e molto altro. Anche questo servizio è molto semplice ma fornisce un metodo efficace per la programmazione delle attività. Sincronizzando i calendari dei partecipanti e condividendo il link al meeting è possibile fissare date per incontri e molto altro.

Calendly si integra con altri servizi come:

  • Google Calendar
  • Servizi di Video Conference (Meet, GoToMeeting, Zoom, etc)
  • PayPal
  • e molto altro…
Esempio calendario Calendly

https://calendly.com/pages/features

Freshdesk

Freshdesk è service desk che consente di gestire l’assistenza clienti e aiuta a gestire i clienti in modo efficiente. Il nostro servizio di Help desk e supporto ai clienti è basato su tecnologia FreshDesk.

Esempio Freshdesk

Freshdesk consente di 

  • Tenere Traccia e gestire ticket di assistenza provenienti da più canali (email, sito, chat, slack, etc)
  • Supportare i clienti su varie piattaforme come e-mail, telefono, chiamate, chat, social media e altre app di messaggistica
  • Collaborare all’interno della tua azienda per dividere, assegnare e risolvere le richieste di assistenza in modo efficace
  • Offrire ai clienti una knowledge base e un portale per l’accesso alle richieste ed allo storico cliente
  • Analizzare e raccogliere dati sull’efficacia dell’assistenza (ad esempio, reporting sugli SLA) 

https://support.freshdesk.com/support/home

Tawk.to

Tawk.to è un’applicazione di messaggistica e supporto live chat che si concentra sulla comunicazione di successo tra aziende e clienti. 

Integrando il widget di Tawk.to sul sito è possibile fornire agli utenti una chat e monitorare allo stesso tempo l’uso del sito. 

Oltre al servizio di chat dal vivo Tawk.to offre molte altre funzionalità che permettono di personalizzare la pagina, avviare chat con gli utenti, interagire con trigger che attivano risposte automatiche.

Esempio Tawk.to live chat smart working

https://www.tawk.to/

Conclusioni

Come vedete gli strumenti per la gestione del lavoro da remoto, ma soprattutto per l’ottimizzazione dei processi aziendali, sono molti e negli ultimi anni sta crescendo l’offerta di strumenti cloud per la gestione di attività in mobilità 

Probabilmente lo strumento perfetto non esiste e il lavoro da casa ci pone davanti ad alcune situazioni e problemi che difficilmente possono essere risolti da strumenti digitali. Facciamoci due risate ad esempio con questo video….

Smart Working by Giovanni Scifoni (un grande!)

Probabilmente, dopo questa esperienza che ci ha costretto a passare a questa modalità in tempi stretti, avremo maturato una maggiore esperienza in termini di necessità, capito quali strumenti sono migliori e quali invece non apportano alcun valore. Probabilmente manterremo molti di questi strumenti e forse questa modalità di lavoro diventerà uno standard per la nostra agenzia.

E voi quali strumenti usate? Se avete consigli da condividere con noi scrivete qua sotto!

Buon Smart Working a tutti!

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Luca Mainieri
Dal 2013 sono l’orgoglioso papà di Francesco e Camilla, due panzottini che hanno reso la mia vita più ricca di emozioni. Dal 2002 mi occupo di web in modo professionale, prima come programmatore e successivamente come consulente webmarketing e seo / ppc e social media. Nel 2009 ho creato Neting, con la quale forniamo servizi professionali di sviluppo (realizzazione App e siti Web) e consulenziali (web marketing e promozione SEO / PPC).
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